Статуси замовлень: як вони влаштовані й як їх налаштувати

Статус показує, на якому етапі зараз замовлення: «Новий», «В роботі», «Очікує отримання», «Виконано» тощо. За статусами менеджер бачить, що робити далі, а CRM — що робити зі складом, повідомленнями та звітами. Усі статуси налаштовуються в одному місці, а набір можна підігнати під свій процес.

Де знайти статуси

Ліве меню: Налаштування → Статуси.

Налаштовувати статуси можуть лише співробітники з доступом до налаштувань замовлень.

Групи статусів

Кожен статус належить до однієї з шести груп. Група — це етап життя замовлення, іншими словами етап воронки продажу, і вона ж задає колір статусу: у всіх місцях CRM статус має бейдж кольору своєї групи.

Що може дати група:

• Лічильники замовлень. Над списком замовлень розміщено шість груп статусів. Число на кожній кнопці показує кількість замовлень, що належать до відповідної групи. Натисніть на групу, щоб переглянути всі її статуси та кількість замовлень у кожному з них.

• Швидка фільтрація замовлень. Оберіть потрібні статуси або натисніть на групу повторно, щоб вибрати всі її статуси. Для відображення відповідних замовлень натисніть «Застосувати». Кнопка «Скинути» очищає вибір, а «Обрати всі» дозволяє вибрати всі статуси одночасно. Це допомагає швидко знаходити замовлення на потрібному етапі обробки.

  

• Формування звітів. Групи «Успішно» та «Неуспішно» використовуються для формування аналітики замовлень. Замовлення зі статусами групи «Успішно» враховуються як успішно завершені, а замовлення групи «Неуспішно» — як невдалі. Це дозволяє аналізувати результати продажів, кількість успішних і неуспішних замовлень та їхнє співвідношення.

Як змінюється статус замовлення

Вручну

1. У списку замовлень натисніть на статус у потрібному рядку — відкриється список статусів із пошуком. Список розбитий за групами й кольорами.

2. Оберіть новий статус. Те саме можна зробити в самому замовленні, у блоці з деталями.

3. Для кількох замовлень одразу відмітьте їх галочками. Групова зміна статусу працює лише тоді, коли в усіх вибраних замовлень однаковий статус; у списку покажуться лише ті статуси, на які з нього можна перейти.

Якщо для цього статусу налаштовано обмеження (див. нижче), CRM не дозволить змінити статус і покаже повідомлення.

Автоматично

Частину змін CRM робить сама. Це не нова логіка, а налаштування, які ви задаєте один раз.

1. За даними служби доставки

CRM може автоматично змінювати статус замовлення залежно від статусу доставки. Для цього потрібно один раз налаштувати відповідність статусів у інтеграції з Новою поштою або Укрпоштою.

Як це працює?

Наприклад, якщо посилка отримала статус «Посилку забрали», CRM може автоматично перевести замовлення у статус «Успішно». Ви самостійно визначаєте, який статус замовлення має встановлюватися для кожного статусу доставки. Якщо відповідність не налаштована, статус замовлення залишається без змін.

Налаштовується так: Налаштування → Інтеграції → Нова пошта → «Налаштування статусів». Вибір зберігається одразу, без окремої кнопки.

1. За даними маркетплейсу чи сайту.

За даними інтегрованих магазинів. Для PROM, ХОРОШОП та OpenCart можна налаштувати відповідність статусів замовлень між магазином і CRM.

Як це працює?

• Під час першої синхронізації замовлення імпортуються з магазину в CRM та отримують статуси відповідно до налаштованого зіставлення.

• Після синхронізації керування статусами відбувається в CRM. Коли ви змінюєте статус замовлення в CRM, система передає відповідний статус до інтегрованого магазину згідно з налаштуваннями.

Таким чином, ви можете керувати статусами замовлень безпосередньо в CRM, а зміни передаватимуться до підключених магазинів.

Системні статуси

У CRM є п’ять системних статусів: «Новий», «В роботі», «Очікує отримання», «Виконано» та «Скасовано».

Ці статуси створені за замовчуванням, доступні в кожному акаунті та не можуть бути видалені. Їх можна лише перейменувати.

Як створити свій статус

1. Відкрийте налаштування. Ліве меню → Налаштування → Статуси. Статуси на сторінці розкладені за групами, праворуч видно, скільки замовлень зараз у кожному.

2. Натисніть «Створити статус». Кнопка вгорі праворуч. Відкриється вікно «Новий статус».

Вкажіть назву. Назва обов’язкова й має бути унікальною: два статуси з однаковою назвою (великі й малі літери не відрізняються) створити не вийде.

Оберіть групу. Група теж обов’язкова — від неї залежить колір і лічильник у замовленнях. Поки назву й групу не заповнено, кнопка створення неактивна.

За потреби обмежте доступ і переходи (див. розділ нижче). Якщо нічого не відмічати — статус доступний усім і є можливість перейти у нього з будь-якого іншого.

Натисніть «Створити статус». З’явиться повідомлення «Статус успішно створено», а новий статус одразу доступний у замовленнях та в усіх таблицях відповідності.

Як змінити або видалити статус

1. Змінити. У таблиці статусів натисніть на іконку олівця біля статусу — відкриється «Редагування статусу». Змініть потрібне й натисніть «Зберегти зміни». Поки нічого не змінено, кнопка неактивна.

2. Видалити. Натисніть на іконку кошика, прочитайте попередження і підтвердьте «Видалити статус». Видалення не можна повернути.

Що важливо про видалення:

• Статус, у якому є хоч одне замовлення, видалити не вийде: CRM підкаже «Статус, у якому є замовлення, видалити не можна. Перенесіть замовлення в інший статус». Щоб видалити - спершу змініть замовленням статус вручну, а потім видаляйте.

• Якщо статус прив’язаний до складської операції (резерв, списання чи повернення в налаштуваннях складів), у вікні буде додаткове попередження: після видалення прив’язка до складських операцій зникне.

Дозволені переходи та ролі

Для кожного статусу в його вікні редагування є три налаштування.

Хто бачить замовлення у цьому статусі. Відмітьте ролі, і замовлення в цьому статусі побачать лише вони. Якщо не відмічено нічого — бачать усі.

Хто може змінювати на цей статус. Відмітьте ролі, яким дозволено ставити цей статус замовленню. Не відмічено нічого — може будь-хто.

Дозволені переходи. Список статусів, з яких замовлення можна перевести в цей статус. Наприклад, у «Підтверджено» відмітили лише «Новий» — тоді в «Підтверджено» можна перейти тільки з «Нового». Якщо нічого не відмічено — можна з будь-якого.

Ці обмеження діють, коли статус змінює співробітник або автоматизація, у самому замовленні чи групою замовлень. Так можна, наприклад, не дати менеджеру одразу поставити «Виконано», пропускаючи етап доставки.

Часті питання

Чому не вдається видалити статус?
Або він системний, або в ньому є замовлення. Змініть замовленням статус на інший і спробуйте знову.

Чи можна змінити колір статусу?
Ні, колір задає група. Щоб статус став іншого кольору, перенесіть його в іншу групу (для власних статусів).

Чи можна міняти статуси місцями?
Ні. Усередині групи статуси стоять за алфавітом, а самі групи — в одному постійному порядку: Нові, Відкладені, У роботі, Доставка, Успішно, Неуспішно.

Що буде, якщо перейменувати системний статус?
Нічого не зламається: CRM впізнає його не за назвою, а за внутрішнім кодом. Для читабельності в звітах і повідомленнях краще лишати зрозумілу назву.

Замовлення з Нової пошти не змінює статус. Чому?
Перевірте таблицю відповідності: Налаштування → Інтеграції → Нова пошта → «Налаштування статусів». Якщо для події перевізника статус CRM не обрано, замовлення лишається як є.

Менеджер не бачить частину замовлень. Це помилка?
Ймовірно, у статусі, в якому вони лежать, відмічено ролі в полі «Хто бачить замовлення у цьому статусі», а роль менеджера туди не входить.